1. Nézelődés, ötletgyűjtés – induljon nálunk!
Cégünk magyar tulajdonban lévő családi vállalkozás, magyar adószámmal. Számláinkat belföldi jogi személyként állítjuk ki, így azok teljes mértékben megfelelnek a hazai közintézmények elszámolási és könyvelési elvárásainak. Sok intézmény számára problémát jelent, ha a megrendelés egy külföldi kereskedőtől származik, mivel ilyen esetekben gyakran akadályba ütközhet az ÁFA visszaigénylése, illetve a számla elszámolása a fenntartó felé. Vásárlóink nálunk ilyen nehézségektől mentesen, biztonságosan intézhetik beszerzéseiket.
A külföldi webáruházak által kínált termékek esetében gyakran előfordul, hogy a termék valójában nincs készleten, a szállítás ideje bizonytalan, illetve az árak és az ÁFA tartalom nem egyértelműen feltüntetettek. Ez különösen intézményi megrendeléseknél jelenthet gondot. Ezért javasoljuk, hogy elsősorban hazai forgalomban elérhető termékek közül válasszanak, vagy biztosítsanak lehetőséget egyenértékű helyettesítő termék ajánlására. A legegyszerűbb megoldás az, ha eleve olyan magyar webáruházból történik a beszerzés, amely jelentős hazai raktárkészlettel rendelkezik – ahogyan azt mi is biztosítjuk partnereink számára.
Webshopunkban minden terméknél szerepel az aktuális készletinformáció és a pontos termékleírás. Raktáron lévő termékeknél egyből kosárba is lehet rakni az adott terméket.
Tipp: Ha már kinézett egy konkrét terméket más webshopban, érdemes nálunk is megnézni, van-e raktáron. Gyakran ugyanaz vagy jobb minőségű alternatíva kedvezőbb áron nálunk is elérhető.
2. Ajánlatkérés – gyorsan és átláthatóan
Intézményi vásárlóként a legegyszerűbb és leggyorsabb megoldás, ha a kiválasztott termékeket a webáruházban a kosárba helyezik, majd az „Ajánlatkérés” gomb segítségével küldik el a kérést. Így minden szükséges adat automatikusan beérkezik hozzánk, és rövid időn belül elküldjük a hivatalos ajánlatot.
Alternatív megoldásként e-mailben is küldhet ajánlatkérő levelet az alábbi adatokkal:
- Termék(ek) neve, cikkszáma vagy linkje a webshopból pl: https://www.sportjatekshop.hu/s-sport-classic-bor-focilabda-5-s-meret
- Kívánt mennyiség
- Szállítási cím
- Számlázási adatok (számlázási név és cím, adószám)
- Kapcsolattartó neve, e-mail címe és telefonszáma
Több intézménynél előírás, hogy egy bizonyos összeghatár felett legalább három árajánlat szükséges. Ha ezek egyikeként szeretnék tőlünk beszerezni az ajánlatot, mi szívesen állunk rendelkezésre. Igény esetén szívesen segítünk más, megbízható kereskedők elérhetőségének biztosításában, ezzel is támogatva a gyorsabb és szabályos beszerzési folyamatot.
Cégünk szerepel a NAV hivatalos köztartozásmentes adózói adatbázisában (https://nav.gov.hu/adatbazisok/koztartozasmentes/egyszeru_lekerdezes), így intézményi partnereink számára nem szükséges külön nullás igazolást bekérni tőlünk. Ez jelentősen leegyszerűsíti és meggyorsítja a beszerzési dokumentáció összeállítását.
Minden általunk árajánlatban szerepeltetett termék megfelel a 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet előírásainak, melyről az árajánlatunkban nyilatkozunk.
Cégünk tulajdonosi szerkezete átlátható, így amennyiben az intézményi beszerzéshez szükséges, az ajánlathoz átláthatósági nyilatkozatot is szívesen csatolunk.
3. Hivatalos árajánlat küldése, rendelés rögzítése
Az Ön által megadott adatok alapján 1-2 munkanapon belül elküldjük hivatalos, pecséttel ellátott PDF formátumú ajánlatunkat, amely tartalmazza:
- A pontos terméklistát
- Árakat (Nettó – Bruttó árak, ÁFA mértéke)
- Szállítási díjat
- Teljesítési határidőt
- Fizetési feltételeket (az alábbi lehetőségek érhetőek el):
- előre utalás,
- utánvétel futárnál készpénzben vagy bankkártyával, utánvételi díj ellenében,
- utólag utalás hivatalos megrendelő lap vagy szerződés küldése esetén lehetséges
4. Árajánlat elfogadása – megrendelőlap vagy szerződés
Amennyiben megfelelőnek találták az ajánlatunkat és megfelelő Önöknek az előre utalás vagy átvételkori fizetés (utánvétel), úgy elegendő email-ben megírni, hogy elfogadják az árajánlatunkat.
Utólagos utalás esetén szükség lesz aláírt és lepecsételt megrendelő lapra vagy szerződésre.
A megrendelő lap egy rövidebb, egyszerűsített dokumentum, amely jelentősen megkönnyíti és felgyorsítja a beszerzés adminisztrációját. A megrendelő lap kizárólag a vevő aláírását igényli, így kevesebb időt vesz igénybe az intézmény részéről, és jelentősen hatékonyabbá teszi a megrendelési folyamatot. Az egyszerűségéből fakadóan kiemelten javasoljuk intézmények számára, hiszen csökkenti az ügyintézés terhét, ezáltal ez a lehető legkedvezőbb megoldás számukra. Igény szerint a megrendelő lapot a csomagba helyezzük, valamint digitálisan, szkennelve is rendelkezésre bocsátjuk, ezzel is támogatva az intézmények gyorsabb és gördülékenyebb beszerzési folyamatait.
Írásos szerződés kötésére elsősorban akkor kerül sor, ha az adott intézmény belső szabályzata vagy fenntartója ezt előírja a megrendelések lebonyolításához. Ebben az esetben egy részletesebb, többoldalas dokumentum készül, amely mindkét fél – azaz a megrendelő intézmény és a szállító – hivatalos aláírását igényli. Amennyiben az intézmény eredeti, aláírt példányt igényel, a szerződést első körben a megrendelő félnek szükséges aláírva és postai úton eljuttatnia részünkre. Ezt követően cégszerű aláírásunkkal és pecsétünkkel ellátva, postai úton visszaküldjük vagy betesszük a rendelés mellé az aláírt példányt. A dokumentum másolatát minden esetben a csomagba is elhelyezzük, hogy az intézmény részére egyszerűbb és gyorsabb legyen a nyilvántartás és az elszámolás. Fontos megjegyezni, hogy ez a folyamat a megrendelőlaphoz képest hosszabb átfutási idővel jár, ezért javasoljuk annak kizárólag indokolt esetben történő alkalmazását.
Amennyiben az ajánlatunk elnyeri az Önök tetszését, e-mailes visszajelzésük után a megrendelést rögzítjük weboldalunkon, majd visszaigazoljuk e-mailben.
5. Szállítás menete
A megrendelt termékeket saját futárszolgálatunkkal vagy csomagküldéssel juttatjuk el az iskolák, intézmények részére, a megrendelés volumenétől és jellegétől függően. A termékeket tipikusan raktárról szállítjuk, így a kézbesítés az ajánlatban megadott határidőn (jellemzően 1 héten) belül megtörténik. A hosszabb szállítási idővel rendelkező termékek esetén, részteljesítést is vállalunk, így a sürgősebb termékek gyorsabban megérkezhetnek.
A versenytársak által kínált szállítási megoldásokhoz – például futárszolgálatokkal történő csomagos vagy raklapos kiszállításhoz – képest saját futárszolgálatunk gyorsabb, rugalmasabb és jelentősen költséghatékonyabb megoldást biztosít.
A kiszállítást megelőzően e-mailben és SMS-ben is értesítést küldünk, amely tartalmazza a várható kiszállítási időablakot, így az intézmény könnyebben tervezhet. Nagyméretű termékek esetén futárunk segít a bepakolásban, és tételes átadást biztosít, amely során az intézmény megbízottja minden terméket ellenőrizhet. Futárjaink alkalmazkodnak az intézmény nyitvatartásához, és jól ismerik az iskolai, óvodai kiszállítások sajátosságait: tisztában vannak a szükséges dokumentációval, nyilatkozatokkal és egyéb adminisztrációs elvárásokkal. A helyszínen kérdés esetén készséggel segítenek, akár a portaszolgálattal való egyeztetésben is.
Az év végi időszakban, amikor a megrendelések száma megnövekszik, lehetőség van tárolási nyilatkozat kiállítására is, amely megkönnyíti a költségvetési keret terhére történő elszámolást és beszerzést.
A szállítás minden esetben szállítólevéllel történik, amelyet a helyszínen biztosítunk, igény esetén pedig további eredeti dokumentumokat (például megrendelőlap, számla, szállítási szerződés, tárolási nyilatkozat) is mellékelünk a csomaghoz.
6. Számlázás menete
A megrendelések feldolgozása során intézményi partnereink igényeihez igazodva többféle számlázási lehetőséget biztosítunk.
Alapértelmezés szerint elektronikus számlát állítunk ki, amely gyorsan és egyszerűen továbbítható az intézmény részére. Amennyiben az adott intézmény belső szabályzata megköveteli, természetesen lehetőség van papír alapú számla igénylésére is, melyet szintén elektronikusan továbbítunk az intézmények részére.
Díjbekérő kiállítására is van lehetőség, jellemzően akkor, ha az intézmény kéri. Ebben az esetben a díjbekérőt előre kiállítjuk, a számlát pedig az összeg beérkezése után küldjük.
Tipikus hiba: „normál” számla: Gyakran előforduló probléma, hogy az intézmény nem ad meg pontos információt a szükséges számlatípusról, vagy nem tudja, mit takar az elektronikus és a papír alapú számla közötti különbség.
- Az elektronikus számla e-mailben, PDF formátumban érkezik, és teljes mértékben megfelel a könyvelési előírásoknak. Ez a formátum csak elektronikusan érvényes, kinyomtatva nem.
- A papír alapú számla e-mailben, PDF formátumban érkezik, és teljes mértékben megfelel a könyvelési előírásoknak. Ez a formátum kizárólag kinyomtatva (aláírás és pecsét nélkül) érvényes.
7. Rendelést követő véleménygyűjtés, garancia
A rendelést követően kiemelt figyelmet fordítunk a visszajelzések gyűjtésére, mivel számunkra fontos, hogy partnereink elégedettek legyenek mind a termékekkel, mind a kiszolgálás minőségével. A megrendelés teljesítését követően lehetőséget biztosítunk az intézmények számára véleményük megosztására, amelyet visszacsatolásként beépítünk működésünk fejlesztésébe. Termékeinkre természetesen garanciát vállalunk, a jogszabályokban meghatározott feltételek szerint. Bármilyen felmerülő probléma esetén rugalmasan és gyorsan kezeljük a reklamációkat, és törekszünk arra, hogy a megoldás az intézmény számára a lehető legkényelmesebb és legegyszerűbb legyen.
Számos visszatérő oktatási intézmény tisztel meg bennünket bizalmával, akik a rendkívül versenyképes árakon túl elsősorban a kényelmes, gyors és zökkenőmentes ügyintézést, valamint a megbízható kiszolgálást értékelik szolgáltatásunkban.
